Матричная рабочая система. Что это?

Матричная система управления считается высшим пилотажем в деле построения структуры компании. Всё потому что возникает двойное (тройное) подчинение работников, выстроить отношения так, чтобы не завалить проекты, в которых заняты одни и те же сотрудники, — нужно мастерство.
 
Матричные системы управления появились в России не так давно. В погоне за эффективностью внедрить эту систему стремится всё больше компаний: считается, что так можно максимально эффективно использовать потенциал каждого сотрудника, что не всегда удается достичь в других оргструктурах. Плюс матричной системы очевиден: прежде всего это оптимизация самого дорогого — человеческого ресурса.
«Возможность задействовать однофункциональных специалистов между разными проектами позволяет компании экономить не только время, но и фонд оплаты труда», — подчеркивает Альберт Мицевич, руководитель отдела по работе с персоналом микрофинансовой организации «Честное слово».
Среди большого количества бонусов матрицы Александр Бойков, владелец TimeWeb, выделяет три положительных фактора: сокращается количество задержек по проектам, увеличивается скорость управленческого развития персонала и скорость принятия решений. Эксперты давно выявили: матрица позволяет сотруднику не только быстрее расти в профессиональном плане, но и делает его максимально лояльным к компании.
«Матричная система управления действительно один из ведущих трендов в управлении, расцвет которого пришелся на конец 2000–х, — рассказывает бизнес–консультант Игорь Мельник. — Причина проста: на рынке массово начали появляться компании, деятельность которых — не постоянный процесс, а события. Проектный формат работы характерен в основном для услуг, а этот сегмент рынка составляет почти треть. Из них на практике матрицу применяют не более 20%».
Процент мал, да удал, говорят специалисты: к месту и ко времени введенная в фирму матрица верой и правдой служит главе бизнеса.
«Доля компаний, использующих матричную систему управления, в общем объеме рынка невелика, — соглашается директор HeadHunter по Северо–Западу Юлия Сахарова. — Чаще всего подобная модель менеджмента встречается в высокотехнологичных и проектных бизнесах: IT–разработка, реклама, консалтинг, а также в добывающих, банковских и производственных отраслях».
Содержание
 
 

Лебедь, рак и сотрудник

Такой формат управления подходит не только не для всех рынков, но и не для всех сотрудников, уверена глава PR Inc. Ольга Дашевская.
«Матричная система может выживать только в интеллектуальной креативной среде, — говорит она. — Event–менеджеров, дизайнеров, аналитиков нет смысла подчинять одному отделу. В моей компании работает именно матричная система, однако, когда я не уверена в квалификации сотрудника, от которого требуется выполнение задачи в срок, либо когда в команде отсутствует более опытный человек, матрица не работает: в этих случаях должна быть четкая вертикаль подчинения».
 
«Среди наших клиентов, многие из которых представляют западные компании, матричную структуру используют не меньше половины, — рассказывает Татьяна Мартюшева, руководитель офиса Antal Russia в Петербурге. — Главное ограничение для использования этой структуры управления — не сектор, в котором работает компания, а ее зрелость».
Если четкого разделения полномочий в компаний нет, говорит Татьяна Мартюшева, в фирме может получиться классическая ситуация «лебедь, рак и щука»:
 
«В этом случае не будет согласованности действий команды и матричная структура принесет больше вреда, чем пользы. Поэтому компаниям, где не до конца налажена коммуникация и не выстроены все внутренние процессы, матричная структура не подойдет».

Двуглавый орел

Как правило, в матричной системе у подчиненного есть функциональный руководитель, носитель экспертизы в определенной области (его еще можно назвать старшим профессионалом), и административный руководитель. Он помогает сотруднику ориентироваться в текущих вопросах, ставит задачи из разряда «здесь и сейчас» и интегрирует сотрудника в общую картину того, что происходит в компании.
«Самая большая ошибка при внедрении матричной структуры — не разделить функции и полномочия этих руководителей», — предупреждает Александр Бойков.
Он приводит пример: если сотрудник нарушает сроки, руководитель проекта не должен иметь право принимать управленческие решения. Он, считает Бойков, должен узнать у сотрудника, почему тот выбился из графика, и, оперируя этой информацией, обратиться уже к функциональному руководителю, который и будет вносить корректировки в работу сотрудника.
«Тогда конфликтов не возникает, — отмечает Бойков. — Руководитель проекта отвечает за методику ведения проекта и контроль сроков работ. А функциональный руководитель контролирует операционную деятельность и корректирует сотрудника».
«В матричной системе важен грамотный тайм–менеджмент, — напоминает Ольга Дашевская. — Руководителям отделов при одновременном подчинении одной и той же группы сотрудников необходимо правильно планировать время и расставлять приоритеты: договариваться, чьи задания более срочные».
Юлия Капитанчук, партнер консалтинг–центра «Шаг», рассказывает, что для этого компании нередко создают отдельную структуру:
«Это проектный офис. Цель его — выявлять потенциальные конфликты и помогать руководителям приходить к согласию по пользованию подчиненными».
 
«Проблемы при матричной системе управления возникают только там, где систему назначили, но наладить забыли. Дело не в системе, а в том, кто и зачем ее использует, — напоминает бизнес–тренер и учредитель BogushTech Людмила Богуш–Данд. — Если не прописано черным по белому и с гербовой печатью поверху, кто самый главный, кто за ним, кто в конце очереди, а кто чьи распоряжения может изменить и отменить, то для подчиненных работа в такой компании будет постоянной фрустрацией».
Но стоит один раз четко прописать и объяснить подчиненным систему, она начинает работать как часы.
«Матричной системой очень удобно управлять, — резюмирует Игорь Мельник и находит еще один плюс ее внедрения: — Кроме того, ваш бизнес обретает почерк: если всеми процессами в компании занимаются совершенно разные люди, бизнес постепенно становится безликим».
Другое дело, если разные проекты выполняет одна и та же команда: рынок ее запомнит.